Системный подход к управлению - пятый принцип менеджмента качества

В этой статье речь пойдет о пятом из 8 принципов менеджмента качества – «системный подход к управлению (менеджменту)». 

Согласно  ISO 9000  «Системный подход к управлению - выявление, понимание и управление взаимосвязанными процессами как системой вносят вклад в результативность и эффективность организации при достижении ее целей».

Иными словами, при системном подходе к управлению организация рассматривается как система, состоящая из различных частей (процессов,  подразделений), у каждой из которых имеются свои цели. Организации необходимо выявлять и оценивать взаимодействие всех ее частей и объединять в их единую систему, чтобы максимально эффективным образом достичь целей организации.

Принцип «системный подход к управлению», связан с принципом «процессный подход» и является его логическим продолжением. Но одно дело - описать какой-нибудь бизнес-процесс. Другое - описать деятельность организации как систему взаимосвязанных и взаимодействующих процессов, как  предполагает пятый принцип. 

Проще всего понять суть системного подхода, сравнив его с традиционным подходом к управлению. Согласно традиционному подходу наилучшего функционирования организация может достичь, если все её части будут работать на максимально эффективном уровне. Согласно принципу "системный подход к управлению"  это не всегда так.

Системный подход к управлению базируется на том, что если каждая часть системы будет работать максимально эффективно, это не гарантирует, что в результате вся система как единое целое будет работать максимально эффективно. При отсутствии взаимодействия и согласованности в работе между подразделениями и процессами значительно снизится  управляемость организации. Сразу возникнут проблемы на несогласованных стыках.

Так, если взять наилучшие детали со всех наилучших моделей мобильных телефонов  и собрать из них мобильный телефон, то, вряд ли, получится  наилучший мобильный телефон. Или, например, резкое повышение эффективности одного из подразделений может привести к сбоям в других подразделениях и организации в целом. Приведу один пример из моей практики.

Пример

В казахстанской компании  по производству упаковочных материалов с приходом нового менеджера по продаже резко увеличился объем заказов на продукцию. Небольшой производственный цех этой компании очень быстро перестал справляться с заказами, несмотря на то, что  работал на полную мощь. Сначала цех перешел на работу в 2-е смены, затем в 3-и смены до тех пор, пока не начали выходить из строя станки.

При помощи системного подхода можно лучше понять, как работает организация, и принимать правильные и более эффективные управленческие решения на всех уровнях.

Основные выгоды, которые получает организация от применения системного подхода к управлению согласно ISO 9004:

• достижение запланированных результатов наилучшим образом посредством соответствующей интеграции и построения процессов;
• концентрация усилий на основных процессах;
• повышение доверия со стороны заинтересованных сторон, формирование имиджа надежной, эффективной и стабильной организации.

Системный подход к управлению согласно ISO 9004 предполагает:

• выстраивание системы для выполнения целей организации наиболее результативным и эффективным способом;
• понимание взаимодействия процессов системы;
• структурированный подход, обеспечивающий согласованность и взаимодействие процессов;
• обеспечение большего осознания сотрудниками их ролей и ответственности в достижении общих целей организации и, как следствие, снижение межфункциональных барьеров;
• выявление возможностей для организации и установление лимита на ресурсы до начала деятельности;
• установление целей и  основных видов деятельности;
• непрерывное совершенствование системы при помощи измерения и оценки.

Системный подход к управлению потребует от руководителя обязательного наличия системного мышления.