SWOT анализ как инструмент определения контекста организации

В новых стандартах ISO 9001 и ISO 14001, выпущенных в 2015 году, появилось требование – определение контекста организации. Как определять контекст, какую методику выбрать, как задокументировать результаты? Эти вопросы возникают у большинства организаций. 

Поскольку стандарты не содержат требований к способам определения контекста, организациям предоставлен широкий выбор. Они могут выбрать любую приемлемую методику, используемую аналитиками, или разработать свой уникальный метод. 

В качестве одного из инструментов определения контекста организации большой популярностью пользуется SWOT анализ (СВОТ анализ). Он позволяет в комплексе оценить внешние и внутренние факторы, влияющие на систему менеджмента, проект, деятельность организации. С шестидесятых годов и до сегодняшнего дня SWOT анализ широко используется организациями любой сферы деятельности при стратегическом планировании. 

Несмотря на некоторые недостатки этого метода, он может успешно применяться организациями в качестве аналитического инструмента или основы для разработки собственной методологии определения контекста. 

В чем суть метода?

Метод заключается в определении внутренних и внешних факторов, влияющих на деятельность организации, и распределение их по категориям: Strengths (сильные стороны), Weaknesses (слабые стороны), Opportunities (возможности) и Threats (угрозы). Возможности (O) и угрозы (T) относятся к факторам внешней среды,  сильные (S) и слабые (W) стороны - к факторам внутренней среды анализируемого объекта*.

Визуально аббревиатуру SWOT можно представить в табличной форме: 

Таблица 1. SWOT

*Примечание: Согласно концепции SWOT, сильные и слабые стороны относятся  только к внутренним факторам, а возможности и угрозы – являются только внешними факторами. Однако на практике  те и другие могут быть как внутренними, так и внешними. 

Как применять метод?

Во время SWOT анализа рассматриваются внешняя и внутренняя среды организации и делается структурированное описание ситуации, в отношении которой необходимо принять какое-либо решение.

1. Анализ внутренней и внешней среды

До начала SWOT анализа необходимо определить, какие факторы (вопросы, проблемы, обстоятельства) будут изучены в ходе анализа. Выбор факторов зависит, в первую очередь, от целей  анализа.

Пример 1

Если SWOT анализ проводится для выполнения требований п. 4.1 ISO 9001:2015 «Понимание организации и её контекста», то в процессе анализа рассматриваются внутренние и внешние факторы, относящиеся к целям и стратегическому направлению организации, и влияние этих факторов на систему менеджмента качества и ее результаты. Организациям необходимо сосредоточиться на факторах, которые могут повлиять на удовлетворенность клиентов и предоставление соответствующей  продукции  или услуг.

Такие факторы могут включать:

• Правовую, нормативную, культурную, социальную, технологическую, финансовую, экономическую и конкурентную среды  (внешние факторы);
• Взаимоотношения с заинтересованными сторонами, их требования и ожидания;
• Корпоративную культуру организации, технологии, процессы принятия управленческих решений и организационную структуру (внутренние факторы).

Пример 2

Если SWOT анализ проводится для соблюдения п. 4.1 ISO 14001:2015 «Понимание организации и её контекста», то в процессе анализа организациям следует анализировать внешние и внутренние факторы, которые могут влиять на систему экологического менеджмента  и ее результаты.

Такие факторы могут включать:

• экологические условия, связанные с климатом, качеством воздуха, воды, землепользованием, существующим загрязнением, доступностью природных ресурсов и биологическим разнообразием, которые могут либо влиять на намерения организации, либо быть под воздействием ее экологических аспектов;
• внешние культурные, социальные, политические, законодательные, финансовые, экономические, технологические, природные факторы, а также факторы, связанные с конкуренцией;
• внутренние характеристики или условия организации, такие как ее деятельность, продукция или услуги, стратегическое направление развития, культура и потенциал (люди, знания, процессы и т.д.).

Часто  одновременно со SWOT анализом используются другие аналитические инструменты, такие как: SNW анализ, Анализ пяти сил Портера, PEST анализ или его разновидности (SLEPT, PESTLE, STEEPLE) и др. Каждая из этих методик выделяет определенные факторы или категории факторов  для анализа.

Например,

Если проводить SWOT анализ с учетом метода "Пять сил Портера", то в ходе анализа внешней среды получим следующие факторы для SWOT анализа:

• Рыночная власть потребителей;
• Риск появления продуктов-заменителей;
• Рыночная власть поставщиков;
• Риск появления продуктов-заменителей;
• Конкуренция;
• Риск появления новых игроков.

Очень часто для проведения SWOT анализа составляется чек лист (контрольный лист), в который включаются все отобранные для изучения факторы. Заполнение чек листов может проводиться разными способами, например, методом проведения мозгового штурма, структурированного интервью и др.

2. Представление результатов анализа

Информацию, полученную в процессе SWOT анализа можно представить в форме простейшей матрицы:

Таблица 2. Матрица SWOT анализа

Для получения большей отдачи от проведения анализа часто последовательно анализируют все возможные парные комбинации факторов и выделяются наиболее значимые для принятия решений. Расширенная матрица SWOT анализа может выглядеть следующим образом:

Таблица 3. Расширенная матрица SWOT анализа

Существуют и другие варианты оформления таблицы, поскольку нет стандартов на представление результатов анализа. 

Преимущества  метода

К основным преимуществам использования SWOT анализа для определения контекста организации можно отнести:

• Универсальность метода – подходит  всем организациям;
• Гибкость метода, предполагающая свободный выбор анализируемых факторов в зависимости от поставленных целей;
• Простота использования метода -  не требует специальных знаний и узкопрофильного образования.

Недостатки  метода

К основным недостаткам использования этого метода  для определения контекста организации можно отнести следующее:

• Трудоемкость метода –  требуется собрать большой объем информации из самых различных сфер;
• Субъективность результатов – как правило, зависят от видения и знаний человека, который его проводит;
• Заключения на основе SWOT анализа, чаще всего, носят описательный характер без установки приоритетов и рекомендаций.