В чем польза анализа системы менеджмента со стороны руководства?

Если вы думаете, что анализ системы менеджмента со стороны высшего руководства является пустой тратой времени,  Вы не одиноки.  Многие организации думают также и потому подходят к проведению анализа как к формальности, которую необходимо выполнить, лишь бы каким-то образом реализовать это требование. 

Однако в стандартах и спецификациях на системы менеджмента, таких как ISO 9001, API Q1, ISO TS 29001, ISO IES 17025, ISO 14001, OHSAS 18001  и др., нет ничего лишнего. Все требования, изложенные в них, – это звенья одной цепи, ведущей к совершенствованию организации и повышению ее результативности и эффективности. И каждый раздел играет в этом важную роль.  

Анализ  системы менеджмента со стороны руководства  это процесс, который позволяет в полной мере оценить, насколько действующая система управления пригодна, адекватна и результативна. В ходе анализа определяются возможности улучшения  и потребности в изменениях в системе менеджмента. При надлежащем проведении  и применении полученных результатов анализ системы менеджмента со стороны руководства без преувеличения может быть одним из самых эффективных инструментов непрерывного продвижения вперед.

Это возможно благодаря тому, что разработчики стандартов, спецификаций на системы менеджмента предусмотрели и включили в требования к анализу все необходимые условия:

1. Участие высшего руководства;

2. Систематическая основа проведения; 

3. Входные данные;

4. Требования к выходным данным;

5. Документирование результатов;

6. Ответственность высшего руководства за реализацию принятых решений.

Участие высшего руководства

Не секрет, что во многих организациях первые руководители не стремятся непосредственно участвовать в вопросах, связанных с системой менеджмента. Нередко сотрудники, на которых возлагается ответственность за систему менеджмента, находясь на более низком иерархическом уровне, не могут решать все вопросы и действительно влиять на решения руководства организации.

Согласно требованиям стандартов, спецификаций, анализ системы менеджмента должен проводиться высшим руководством организации. Тем самым обеспечивается, чтобы важные данные о системе менеджмента хотя бы время от времени изучались непосредственно высшим руководством и соответствующие решения принимались на самом высоком уровне в  организации.

Систематическая основа проведения

Стандарты и спецификации требуют, чтобы анализ системы менеджмента проводился систематически, т.е. через запланированные интервалы времени. Это означает, что анализ по всем входным данным будет проводиться не реже одного раза в год, и необходимые решения по вопросам системы менеджмента не будут «отложены в долгий ящик».

Многие организации проводят анализ один раз в год. Однако практика показывает, что необходимо проводить его чаще, особенно на начальном этапе функционирования системы. 

Входные данные для анализа

Для того, чтобы система менеджмента была «живым организмом», оперативно реагирующим на любые изменения во внутренней и внешней среде, и постоянно совершенствовалась, в каждом стандарте, спецификации на системы менеджмента определены различные входные данные для анализа. К таким данным относятся показатели деятельности организации, наиболее точно характеризующие систему менеджмента.

Список входных данных определен таким образом, чтобы при рассмотрении их в комплексе высшее руководство организаций могло получить полное и всестороннее представление о текущем состоянии системы менеджмента и найти места для улучшения. При желании, организации могут расширить этот список другими входными данными.

Требования к выходным данным

Согласно стандартам, спецификациям на системы менеджмента, выходные данные анализа со стороны высшего руководства должны включать все принятые решения и действия, т.е. заключение о текущем состоянии системы менеджмента и запланированные  мероприятия, относящиеся к возможностям для улучшения, ко всем необходимым изменениям системы менеджмента, а также выявленным потребностям в ресурсах.

Документирование результатов анализа

Большинство стандартов, спецификаций на системы менеджмента требуют документирования результатов анализа со стороны высшего руководства. Под документированием понимается составление отчета или другого документа с описанием входных и выходных данных. 

Результаты анализа обязательно необходимо документировать и хранить как записи, даже если это не требуется стандартом или спецификацией. С одной стороны, это будет являться документированным подтверждением того, что анализ проводился, с другой стороны, позволит организации в любое время  использовать данные анализа.

Ответственность высшего руководства за реализацию принятых решений

Проведение анализа системы менеджмента не имеет смысла, если принятые решения останутся только «на бумаге». Полное и своевременное выполнение всех намеченных действий более вероятно при непосредственной поддержке и контроле со стороны высшего  руководства. Вот почему, согласно требованиям стандартов, спецификаций на системы менеджмента, ответственность за реализацию принятых решений лежит непосредственно на высшем руководстве организации.