Политика руководства в области качества - разработка, внедрение и пересмотр

Политика руководства в области качества – один из обязательных элементов системы менеджмента качества. Все стандарты и спецификации по системам менеджмента качества (ISO 9001, СТ РК ИСО 9001, API Q1, ISO TC 29001, ISO IEC 17025 и др.) требуют ее наличия в организации.  

Политика руководства в области качества в сжатом виде описывает основные направления деятельности организации в области качества.  В разных организациях она может называться по-разному:  Политика в области качества, Политика руководства в области качества, Политика Системы менеджмента качества и т.д. Важно, чтобы в ней были сформулированы обязательства высшего руководства в области качества.

В стандартах и спецификациях по системам менеджмента качества установлены определенные требования к Политике, которые должны быть учтены организацией при ее разработке, внедрении и поддержании в рабочем состоянии. Рассмотрим эти требования на примере стандарта ISO 9001:2008, положения которого лежат в основе API Q1, ISO TC 29001, ISO IEC 17025, СТ РК ИСО 9001 и т.д.  Рекомендую также посмотреть видео "Политика в области качества - разработка, внедрение, пересмотр". Некоторые требования к Политике руководства в области качества схожи с требованиями к Экологической политике, Политике руководства в области OH&S.

Требование 1. Разработку политики обеспечивает высшее руководство организации, политика должна быть документально оформлена.

Политика руководства в области качества представляет собой документ верхнего уровня,  может быть оформлена в текстовом или в табличном виде. Она может быть разработана непосредственно высшим руководством организации и/или представителем руководства по качеству, группой по качеству и т.д. Однако политика должна быть утверждена высшим руководством. Кто является высшим руководством в организации, должно быть указано в руководстве по качеству или другом документе системы менеджмента качества.

Требование 2. Политика должна соответствовать целям организации.

Политика руководства в области качества должна разрабатываться с учетом миссии, стратегии и целей организации (не путать с целями в области качества). Политика руководства в области качества не должна им противоречить, а быть их логическим продолжением и развитием.

Например:

Миссия организации «ХХХ»: «Улучшать жизнь жителей Западно-Казахстанской области, создавая им условия для заботы о своем здоровье.  Мы добиваемся этого созданием на территории области современных оздоровительных комплексов и спортивных клубов».

Выдержка из Политики руководства в области качества организации «ХХХ»: «Компания осуществляет свою деятельность с 2006 года. При создании оздоровительных комплексов и спортивных клубов в Западно-Казахстанской области мы учитываем текущие и будущие потребности жителей области, современные мировые тенденции и разработки, а также климатические условия и экологическую ситуацию  в регионе».

В организации может быть несколько Политик, например, Финансовая Политика, Политика по безопасности, Кадровая Политика, Экологическая Политика и т.д.  Политика руководства в области качества стоит в одном ряду с другими политиками. Все они должны быть согласованы между собой и не противоречить друг другу.

Требование 3. Политика должна включать обязательство соответствовать требованиям и постоянно повышать результативность системы менеджмента качества.

Это требование должно быть сформулировано в Политике в прямом или косвенном виде.

Например:

«Обязуемся соблюдать законодательные и другие применимые требования и постоянно повышать результативность системы менеджмента качества»

или

«Мы будем осуществлять нашу деятельность в соответствии с требованиями международного стандарта ISO 9001:2008, спецификации API  6A и другими обязательными требованиями, постоянно повышать результативность системы менеджмента качества». 

Под «требованиями» в стандартах и спецификациях по системе менеджмента следует понимать  любые требования, которые организация должна или согласилась выполнять – требования клиентов, законодательства, стандарта по системе менеджмента, технические и др. требования, применимые к деятельности, процессам, продукции и услугам организации. При этом речь идет как о прописанных, так и не прописанных требованиях. Поэтому при перечислении требований, которым организация обязуется соответствовать,  не следует ограничиваться только указанием стандарта по системам менеджмента качества и/или спецификации на выпускаемую продукцию/услугу. Перечисление требований можно заменить обобщающими выражениями: «обязательные требования»  «все применимые требования» и т.д., как указано в примерах выше.

Нередко возникают споры относительно второй части этого требования «…постоянно повышать результативность системы менеджмента качества». Некоторые аудиторы и консультанты утверждают, что речь идет не о «результативности», а об «эффективности» системы менеджмента качества. Дело в том, что в официальном издании международного стандарта ISO 9001 на английском языке употребляется  слово  «effectiveness» - «…continually improve the effectiveness of the quality management system…».  «Effectiveness»  можно понимать и  как результативность, и как эффективность. Однако, если взглянуть на  определение термина  «effectiveness» в  международном стандарте ISO 9000, становится понятно, что речь идет именно о результативности («степень, в какой реализована запланированная деятельность и достигнуты запланированные результаты»).  Тем не менее, когда речь идет о зрелой системе менеджмента качества, целесообразно повышать и результативность, и эффективность системы менеджмента качества.

Требование 4. Политика должна создавать основы для постановки и анализа целей в области качества.

Очень часто для выполнения этого требования высшее руководство организаций совмещает в тексте Политики свои обязательства, цели и средства достижения целей в области качества. Однако лучшим решением является внесение в текст в Политики целей в области качества в неявном виде или обобщенно, как направление для постановки конкретных измеримых целей. Дело в том, что Политика является долгосрочным документом. А цели в области качества бывают долгосрочными,  среднесрочными и краткосрочными,  могут часто корректироваться. Поэтому в Политике цели в области качества можно обозначить, но без численного выражения. Тогда не придется  часто вносить изменения в Политику.

Например:

Выдержка из Политики руководства в области качества организации «YYY»: «Компания стремится стать лидером в Казахстане по производству шариковых ручек».

Цель в области качества организации «YYY» на 2015 год.: «Произвести в 2015 году  200 000 000 шариковых ручек».

Требование 5. Политика должна быть доведена до сведения персонала и понятна ему.

Для выполнения первой части этого требования, обычно, Политику руководства в области качества размещают в качестве наглядной агитации в подразделениях, осуществляют ознакомление персонала с Политикой  под роспись. 

Чтобы обеспечить понимание персоналом положений Политики, объяснить каждому сотруднику его место и роль в системе менеджмента качества, необходимо проводить разъяснения среди персонала, так как информация о намерениях организации в области качества в Политике излагается в сжатом виде. Для этого проводятся мини-обучения, совещания, выпускаются памятки и другие методические материалы.

Для того, чтобы все сотрудники понимали Политику однозначно, она должна быть написана простым и понятным языком, не допускающим различные толкования. Необходимо учитывать общий интеллектуальный уровень коллектива. Также стоит подумать  о переводе текста Политики на другие языки, используемые внутри организации.

Требование 6. Политика должна анализироваться на постоянную пригодность

Политика руководства в области качества, как и любой другой документ, должна быть «живым организмом», реагирующим на изменения в деловой среде. Ее необходимо периодически и по мере необходимости пересматривать и анализировать на степень достижения её заявлений, соответствия текущим потребностям организации. Поэтому должен быть предусмотрен порядок и периодичность пересмотра Политики.

Как правило, анализ Политики осуществляется во время анализа системы менеджмента качества со стороны руководства.  Порядок и периодичность пересмотра Политики руководства в области качества, а также ответственные лица, могут быть описаны в Руководстве по качеству, документированной процедуре по управлению документацией или в отдельном документе. Стандарты и спецификации по системам менеджмента не требуют прописывать в самом тексте Политики, каким образом и как часто она будет пересматриваться, так же как и методы ознакомления персонала.