Когда необходима документированная процедура СМК?

Одно из самых обсуждаемых требований стандартов, спецификаций на системы менеджмента качества (СМК) - разработка документированных процедур. В стандартах о них говорится, но не уточняется точное количество и как их разрабатывать.

Еще больше вопросов вызывает новая версия стандарта ISO 9001, выпущенная в 2015 году. Если ISO 9001:2008 и разработанные на его основе стандарты и спецификации хотя бы называют шесть  обязательных документированных процедур, то ISO 9001:2015 содержит еще более гибкие требования к организациям в отношении документирования системы менеджмента качества.

Чтобы определить, сколько и каких документированных процедур системы менеджмента качества должно быть в организации, в первую очередь, необходимо точное понимание, что такое процедура и когда она необходима. Важно сразу отметить, что согласно стандартам, спецификациям на СМК, термин «документированная процедура» может быть применен к любому документу, описывающему порядок выполнения какой-либо деятельности или процесса. В организациях этот документ может называться как угодно - процедурой, рабочей инструкцией или как-то иначе. В одном документе может быть описано несколько процедур.

Что такое процедура СМК?

Главное, не путать процедуры с процессами. В одной из моих предыдущих статей я писала  о различиях процессов и процедур.

Согласно п. 3.4.5 ISO 9000:2005, процедура является "установленным способом осуществления деятельности или процесса". Процедуры определяют характер и последовательность действий в рамках процесса или деятельности, которые в конкретных условиях обеспечивают запланированное качество процесса (деятельности) и результатов. Заданные условия включают требования потребителей, законодательные требования, производственную среду, ресурсные возможности и т.д. Таким образом, если организация установила метод выполнения какого-либо процесса или деятельности в рамках своей системы менеджмента качества, который позволяет в конкретных условиях добиваться нужного качества, то можно говорить о том, что организация установила процедуру системы менеджмента качества. При этом процедуры могут быть как документированными, так и не документированными.

Пример,

В ТОО «ХХХ» в конце каждого года генеральный директор утверждает план и бюджет закупок на предстоящий год. В течение года подразделения подают заявки на закупку в отдел снабжения за 30 дней до предполагаемой даты начала использования продукции (за исключением срочных, непредвиденных заказов). Подача, согласование, утверждение, закрытие, хранение и отслеживание статуса заявок осуществляется ответственными лицами в программе «Purchasing Manager Software». Утвержденные заявки руководитель отдела снабжения распределяет между  специалистами отдела и контролирует исполнение. Закупленная продукция поступает на склад головного офиса. Заведующий складом, специалист по снабжению и инициатор заявки осуществляют входной контроль закупленной продукции сразу при поступлении её на склад. Заведующий складом принимает поступившую продукцию и осуществляет выдачу продукции со склада в подразделения. Отдел снабжения закрывает выполненную заявку.

Перечисленный набор пошаговых действий с определенными  требованиями к каждому шагу представляет собой процедуру закупок ТОО «ХХХ». Если ТОО «ХХХ» опишет эту процедуру в каком-либо документе, то  будет иметь документированную процедуру закупок. Для процесса закупок ТОО «ХХХ может разработать несколько документированных процедур, например, процедуру размещения заявок, процедуру оценки поставщиков, процедуру заключения контрактов с поставщиками, процедуру доставки продукции и т.д.

В каких случаях требуется наличие процедуры?

Важно отметить, что не каждый процесс, деятельность имеют или должны иметь процедуру. Например, если в организации есть процесс, но нет определенного способа его выполнения, то для этого  процесса процедура не установлена. Необходимость наличия процедуры для того или иного процесса (деятельности) определяется возможностью и целесообразностью установления организацией единого способа  его выполнения в заданных условиях  для достижения стабильных результатов. Для некоторых видов деятельности нет единственно правильного способа выполнения, например, для процесса разработки программного обеспечения.

Нужно ли документировать каждую процедуру?

Вопрос, который часто возникает в организациях и нередко вызывает споры, - нужно ли документировать ту или иную процедуру системы менеджмента качества.

В ISO 9001:2008, а также в стандартах и спецификациях, разработанных на его основе, выделено только шесть документированных процедур системы менеджмента качества, которые должны быть обязательно задокументированы: управление документацией; управление записями; управление несоответствующей продукцией; внутренний аудит; корректирующие действия и предупреждающие действия. Другие процедуры, которые также упоминаются в этих стандартах, спецификациях, а также процедуры, необходимые организации для эффективного функционирования ее процессов, документировать нужно лишь в том случае, если организация имеет в этом потребность.

В новой версии стандарта ISO 9001 не определены обязательные документированные процедуры СМК. Стандарт ожидает, что организация сама решит, какие документированные процедуры ей необходимы для поддержания функционирования ее процессов и обеспечения результативности системы менеджмента качества (см. пп. 4.4.2 и 7.5.1 ISO 9001:2015).

Таким образом, количество и объем документированных процедур системы менеджмента качества определяет организация, исходя из своих текущих и будущих потребностей. Потребность организации в документированных процедурах всецело зависит от размеров, видов деятельности, законодательных и других обязательных требований, квалификации персонала, предшествующего опыта организации и многих других факторов. Например, чем выше интеллектуальный и профессиональный уровень сотрудников организации, тем, как правило, меньше ей требуется документированных процедур.

Для многих процессов, видов деятельности нет необходимости разрабатывать документированную процедуру. Особенно часто это применимо к процессам, которые в значительной степени зависят от знаний и умений человека, выполняющего работу.

Пример,

Ювелир, выполняющий тонкую ручную работу, или продавец, убеждающий посетителя магазина совершить покупку, не имеют документированной процедуры, чтобы делать это, поскольку они в значительной мере опираются на собственные знания, умения и опыт и таким образом знают, как выполнить эту работу. При этом они могут выполнять некоторые установленные процедуры, определяющие что, в какой последовательности и как им делать, которые у них в голове, а не на бумаге.

Важный критерий определения необходимости документирования процедуры – будет ли процедура выполняться в организации и будет ли обеспечено единообразие ее выполнения, если она не будет задокументирована. Например, процедура управления рисками с большой вероятностью не будет выполняться единообразно в рамках всей системы менеджмента качества или не будет выполняться вообще, если её не задокументировать. И, наоборот, если в организации стабильно каждый понедельник проводятся производственные совещания, в одно и то же время, в том же месте и том же составе, результаты совещания документируются в форме протокола и рассылаются определенному кругу лиц, то, скорее всего, в этой организации нет необходимости документировать сложившуюся  процедуру производственных совещаний.

Принятие решения о степени документированности системы менеджмента качества - очень важный шаг.  Организации должны учитывать степень полезности каждой документированной процедуры и целесообразности затрат на ее разработку. Нужно помнить, что ISO 9001, API Q1 и другие стандарты, спецификации на СМК всегда требовали и требуют «документированную систему менеджмента качества», а не «систему документов».