Чем отличается процесс от процедуры в СМК

В системе менеджмента качества (СМК) необходимо различать такие  термины  как «процесс» и «процедура». На практике в организациях  часто возникают споры вокруг них, в особенности, когда речь заходит о документировании (описании) процессов и процедур. Многие не до конца понимают, чем отличается процесс от процедуры, или путают их назначение. 

К примеру,  сегодня прочитала на одном форуме обсуждения участников на эту тему. Вот лишь несколько интересных, на мой взгляд, мнений:

«Процедура - синоним технология, методика, действие и т.д. Процесс - набор процедур».

«Процесс - это действие, следующее после процедур. Процедура есть подготовительное мероприятие для дальнейшего процесса. В юриспруденции то же самое - следственные мероприятия (процедуры) предшествуют судебному процессу». 

«Процесс это движение, а процедура - как это движение осуществить».

Как видно из обсуждения, мнения участников форума расходятся, и ни одно из них применительно к СМК не является абсолютно верным. Чтобы разобраться в этом вопросе, давайте сначала рассмотрим официальные определения этих терминов. 

«Процесс - совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих видов деятельности, которые используют входы для достижения предполагаемых результатов. "Предполагаемый результат" процесса называется выходом, продукцией  или услугой, в зависимости от контекста ссылки. Входные данные процесса, как правило, выходы других процессов, а выходы процесса - как правило, входные данные для других процессов» (п.3.4.1 ISO 9000:2015).

«Процедура - установленный способ осуществления деятельности или процесса. Процедуры могут быть документированными или нет» (п. 3.4.5 ISO 9000:2015).

Простыми словами, процесс это деятельность или несколько видов деятельности, а процедура это метод  осуществления деятельности, процесса, т.е. регламент (см. рис. 1).

Рис.1 Графическое изображение процесса

Пример:

Давайте представим процесс по выпечке торта как совокупность видов деятельности, изобразим его в виде «черного ящика» с некими входами и выходами (см. рис. 2)

Рис.2 Графическое изображение процесса "Выпечка торта"

А теперь посмотрим, что скрывается в «черном ящике» (см. рис.3).

Рис.3 Графическое изображение процесса "Выпечка торта"

В данном случае процесс - это весь комплекс действий (приготовление теста, приготовление крема, разогрев духовки и т.д.) с использованием соответствующих входов (ресурсов, ингредиентов), на выходе которого получается готовый торт, а процедура – это рецепт этого торта (методика выпекания, технология).

На практике часто возникает необходимость задокументировать те или иные процессы или процедуры даже, если в стандарте по системе менеджмента качества об этом прямо не говорится (см. статью "Когда необходима документированная процедура СМК?"). При документировании процессов и процедур важно различать суть и назначение их описания.

Описание процесса определяет суть и структуру процесса. Назначение описания процесса  – обеспечить  эффективное планирование, обслуживание, управление и улучшение процесса.

Процедура, в основном, определяет характер и последовательность действий в рамках процесса, которые в конкретных условиях (с учетом существующих законодательных требований, потребностей организации и ее потребителей и т.д.) обеспечивают запланированное качество процесса и его результатов. Описание процедуры необходимо, чтобы задокументировать метод выполнения процесса в заданных условиях.

Необходимо помнить, что описание процесса первично и основа для разработки процедуры, но не наоборот. Для одного и того же процесса может быть разработано несколько процедур, которые могут отличаться последовательностью действий, условиями  выполнения, и т.д.

В моей следующей статье более подробно описаны  методы описания процессов и процедур.