Для чего проводится GAP анализ системы менеджмента?

Традиционно, первым шагом на пути внедрения любого стандарта или спецификации на системы менеджмента (ISO 9001, API Q1, ISO TC 29001, OHSAS 18001, ISO IEC 17025 и др.) является проведение GAP анализа или, как его еще называют, анализа пробелов. Это процесс, посредством которого организация сравнивает свою текущую ситуацию с требованиями стандарта или иным критерием для определения того, в чем организация им соответствует или не соответствует. GAP анализ стремится ответить на вопросы: “Где мы сейчас?” (текущее состояние) и “Где мы хотим быть?” (целевое состояние).

Как правило, GAP анализ проводится до начала внедрения системы менеджмента или когда происходит обновление стандарта (спецификации), которое  организация использует в качестве основы для своей системы менеджмента, например, как в случае со стандартами ISO 9001 и ISO 14001, обновленными в 2015 году. Анализ пробелов применим также в случае изменений законодательства, спецификаций на изготавливаемую продукцию и т.д. для оценки соответствия существующей системы менеджмента измененным требованиям.

Для чего проводится GAP анализ?

Несмотря на очевидную необходимость и пользу GAP анализа, многие организации по-прежнему недооценивают его значение – проводят анализ формально или не проводят совсем. И совершенно напрасно, поскольку эффект от качественного GAP анализа намного превышает затраты и усилия на его проведение, экономит время и ресурсы на реализацию проекта по внедрению или модернизации системы.

Основная задача GAP анализа системы менеджмента – выявить отсутствующие компоненты в существующей системе управления организации в сравнении с тем, что требуется стандартом, спецификацией или иным регламентирующим документом. Сосредоточив усилия на устранении выявленных пробелов, организация может очень быстро и с меньшими затратами  достичь соответствия её системы менеджмента желаемым требованиям.  

В ходе GAP анализа кроме выявления пробелов не менее важно определить, какие из требований внедряемого или измененного регламента уже реализованы в организации, каким образом и насколько эффективно и результативно. Это позволит организации избежать дублирования, противоречий и разработки лишних документов, процедур, процессов, а также максимально использовать уже сложившиеся хорошие практики организации.

Сложно ли проводить GAP анализ?

Проведение GAP анализа требует определенной профессиональной подготовки, знания и понимания организационной структуры, процессов, контекста и документации организации, поскольку в некоторых случаях определить соответствие или несоответствие действующей системы управления тому или иному требованию - не слишком простая задача.

Пример,

Выявить наличие в организации такого важного элемента системы менеджмента как Политика, скорее всего, будет несложно, так же, как и определить соблюдение требований стандартов ISO 9001, ISO 14001 и др. в отношении этого элемента.

Более сложно дать оценку реализации требований, например, в отношении закупок продукции и услуг или коммуникации с внешними заинтересованными сторонами, которые, так или иначе, осуществляются в любой организации. Анализ еще более осложняется, если в организации нет документов, описывающих эти процессы, процедуры, или если эти документы разработаны формально и не соответствуют реальной практике. В ходе GAP анализа необходимо выявить, какие меры, методы, документы в отношении внешних поставщиков, закупаемой продукции и услуг, поддержания связи с внешними заинтересованными сторонами фактически применяются организацией на данный момент, и определить, насколько они эффективны и соответствуют требованиям выбранного стандарта или иному критерию.

Проводить или не проводить GAP анализ?

Отказ некоторых организаций и консультантов от проведения  GAP анализа обусловлен, в основном, трудоемкостью этого процесса и ограниченными временными рамками на реализацию проекта по внедрению или модернизации системы менеджмента. Куда проще, на первый взгляд, использовать универсальный набор готовых шаблонов документов или документы системы менеджмента другой организации, не затрачивая усилия и время на анализ действующей системы управления, процессов, процедур, документов организации.

Однако такой подход чаще всего приводит к созданию формальных документированных систем менеджмента, не применимых к конкретной организации и/или не имеющих ничего общего с реально действующей системой организации. Документы, созданные таким образом, как правило, «не работают», не согласованы с другими документами организации, противоречат им или дублируют их. Приведу яркий пример из моей практики.

Пример

Казахстанская компания «ХХХ» поэтапно внедрила у себя несколько систем менеджмента на основе различных стандартов. Вначале была внедрена система менеджмента качества на основе ISO 9001 и отраслевых спецификаций, затем - интегрированная система менеджмента на основе ISO 14001 и OHSAS 18001 и еще через некоторое время - система менеджмента качества испытательной лаборатории, входящей в состав организации, на основе СТ РК ИСО/МЭК 17025.

Для внедрения каждой системы менеджмента приглашались новые консультанты и непосредственно разработкой систем занимались разные структурные подразделения организации. Несмотря на то, что требования перечисленных стандартов во многом схожи и распространялись на одни и те же процессы, подразделения, участки деятельности, при внедрении каждого следующего стандарта консультанты и специалисты не учитывали требований уже действующих в организации систем менеджмента и документов.

Это привело к тому, что в организации появилось огромное количество не согласованных и не связанных между собой, дублирующих друг друга документов, и не было ни одного сотрудника, который бы разбирался во всей этой массе документов, не говоря уже о соблюдении их требований. Формально (на бумаге) в организации существовало три отдельных системы менеджмента, а по факту ни одна из них «не работала» и не соответствовала текущему положению дел в организации в полной мере. Такой ситуации можно было избежать, если бы внедрение систем менеджмента осуществлялось  организацией на основе  качественного GAP анализа. 

Таким образом, если Вы планируете внедрение или модернизацию системы менеджмента,  не пренебрегайте таким важным и полезным инструментом как GAP анализ. По всем вопросам проведения GAP анализа Вы можете обращаться ко мне.