Translate

четверг, 22 июня 2017 г.

Управление финансами в СМК

Стандарт ISO 9001 предлагает организациям простую, но вместе с тем очень эффективную схему управления современным бизнесом. Основная идея стандарта - организации должны обеспечивать соответствие поставляемой продукции и услуг установленным требованиям и повышать удовлетворенность потребителей через эффективное и системное управление всеми бизнес процессами и их взаимосвязями. Это означает, что стандарт должен быть в одинаковой степени внедрен во всех процессах системы менеджмента качества (СМК), включая те, которые напрямую не участвуют в выпуске продукции и услуг (неосновные процессы). 

Многие со мной согласятся, что сложнее всего внедрение ISO 9001 происходит в тех процессах, которые напрямую не участвуют в выпуске продукции и услуг, несмотря на то, что для этого, как правило, не требуется больших затрат. Главная причина – недостаточное понимание требований, принципов и предназначения стандарта руководством организации и /или сотрудниками, задействованными в неосновных процессах. К одному из таких процессов, в который достаточно сложно и медленно интегрируется система менеджмента качества во многих организациях, относится управление финансами (исключение - если управление финансами является основным процессом). *

*Примечание. Процесс «Управление финансами» может по-разному называться в организациях или состоять из нескольких выделенных процессов, охватывающих всю финансовую деятельность организации в границах области применения СМК.

В чем сложность внедрения СМК в процессы управления финансами?

Есть целый ряд факторов, которые могут затруднить внедрение СМК на основе требований ISO 9001 в финансовую деятельность организаций и в подразделения, ответственные за эту деятельность (финансовый департамент, бухгалтерия и т.д.). Чаще всего в своей повседневной практике я сталкиваюсь со следующими факторами:  
  • Убежденность всех или отдельных сотрудников финансового сектора, что требования стандарта ISO 9001 распространяются на качество продукции и услуг и не имеют к их деятельности прямого отношения. 
  • Возражения бухгалтеров, что их деятельность строго регламентирована налоговым законодательством, и никакие другие внешние регламенты не приемлемы к их деятельности. 
  • Отрицание организацией любого аудита в подразделениях финансового сектора кроме финансового аудита. 
  • Непонимание отдельными сотрудниками различия между финансовым аудитом и аудитом системы менеджмента качества и, как следствие, сопротивление тому, что аудиторы СМК, не являющиеся аккредитованными финансовыми аудиторами, будут проверять и оценивать финансовые процессы. 
  • Опасения раскрытия конфиденциальной информации о финансовой деятельности организации во время разработки или аудитов СМК. 
  • «Привилегированное» положение в организации сотрудников, подразделений финансового сектора. 
  • Недостаточное понимание роли процесса управления финансами в системе менеджмента качества организации и его взаимодействия с другими процессами. 
Отдельно следует отметить тот факт, что многие аудиторы сертифицирующих органов (по каким-то известным только им причинам) не включают в программу аудита СМК подразделения финансового сектора или проводят аудит в этих подразделениях формально. При этом ни в прежней, ни в новой версии стандарта ISO 9001 не сказано, что для этих подразделений должны быть сделаны исключения. 

Моя личная практика показывает, что это исключение оказывает негативное влияние на внедрение, поддержание и улучшение СМК в подразделениях финансового сектора и, соответственно, на всю СМК в целом.

Например, 
Несколько лет назад я участвовала в улучшении СМК одной достаточно большой организации. На момент моего знакомства с организацией ее СМК уже десять лет была сертифицирована в соответствии с ISO 9001 и другими отраслевыми стандартами, спецификациями на системы менеджмента качества. К слову, сертификацию проводил один из наиболее известных в мире органов по сертификации. Тем не менее, со слов финансового менеджера и главного бухгалтера, а также других сотрудников организации, в течение многих лет (а возможно, никогда, поскольку никто не смог вспомнить) аудиторы сертифицирующего органа не посещали финансовый департамент, а внутренние аудиты проводились редко и формально. Поэтому вполне объяснимо, что первая реакция руководителя и сотрудников этого департамента на «неожиданное» активное вовлечение их в процесс улучшения СМК и проведение внутренних аудитов СМК в их департаменте в полном объёме (не формально, как ранее) была очень негативной.
При этом результат того, что департамент долгое время «находился в стороне» от СМК организации, был «на лицо». Некоторые сотрудники финансового департамента были не осведомлены о наличии в организации процедур, рабочих инструкций, форм записей, касающихся непосредственно их деятельности. Другие сотрудники использовали устаревшие версии рабочих инструкции и форм записей, возможно, выданные им еще при приеме на работу. Действующие документы финансового департамента давно не пересматривались и уже не соответствовали текущему законодательству РК, фактическому положению дел и потребностям организации, противоречили более «свежим» документам связанных подразделений, в частности, отдела закупок. Сотрудники склада ТМЦ, пытаясь, видимо, варьировать между противоречивыми требованиями несогласованных документов финансового департамента и отдела закупок, использовали «смесь» старых и новых форм записей, даже разработали свои «универсальные» формы, отвечающие, как им казалось, требованиям документов обоих департаментов. 
Но, главное, уже первые результаты внутреннего аудита показали неэффективную работу финансового департамента по отдельным направлениям, которую пытались компенсировать постоянным увеличением штата сотрудников департамента. А также в ходе аудита были выявлены некоторые проблемы в части контроля основных средств, которые можно было бы легко предотвратить при своевременном обновлении процедуры управления основными средствами и более отлаженном взаимодействии с некоторыми другими департаментами.

Кроме перечисленных, есть еще много факторов, которые мешают или могут помешать эффективной интеграции СМК в процесс управления финансами, как и в другие бизнес процессы, элементы деятельности организации. Для того, чтобы получать хорошую отдачу от применения СМК, организациям необходимо находить оптимальные пути их преодоления. 

Роль процесса управления финансами в СМК 

Как известно, практически любой бизнес осуществляется с целью извлечения прибыли, и для того, чтобы начать и развивать бизнес, нужен капитал. Соответственно, процесс управления финансами в любом бизнесе, а, следовательно, и в системе менеджмента качества играет ключевую роль. Потому в ISO 9001, который по сути является бизнес стандартом, почти все элементы так или иначе связаны с процессом управления финансами.

Вот лишь некоторые элементы стандарта ISO 9001:2015, которые связаны с финансовыми аспектами деятельности организации и требуют непосредственного участия специалистов финансового сектора (финансистов, экономистов, бухгалтеров и др.):
  • Определение, мониторинг и анализ внешних и внутренних факторов, которые имеют отношение к намерениям и стратегии развития организации и влияют на результативность СМК, в частности, показателей деятельности, ресурсных возможностей и финансовых обязательств организации, а также вопросов, связанных с законодательством, экономическими условиями и т.д. (п.4.1 Понимание организации и ее контекста
  • Определение, мониторинг и анализ потребностей и ожиданий владельцев, инвесторов, кредиторов, контролирующих органов, потребителей, поставщиков и других заинтересованных сторон, которые имеют отношение к системе менеджмента качества (п.4.2 Понимание потребностей и ожиданий заинтересованных сторон
  • Выявление, анализ и оценка рисков и возможностей в области СМК, определение необходимых действий и анализ ресурсов (п.6.1 Действия по реагированию на риски и возможности
  • Установление целей организации в области качества и мероприятий по их достижению, определение и анализ необходимых ресурсов (п.6.2 Цели в области качества и планирование их достижения) 
  • Анализ ресурсов при планировании изменении СМК (п.6.3 Планирование изменений) 
  • Определение и предоставление ресурсов, необходимых для разработки, внедрения, поддержания и постоянного улучшения СМК (п.7.1 Ресурсы) 
  • Создание, актуализация и управление документированной информацией (п.7.5 Документированная информация) 
  • Определение и анализ требований потребителей к продукции и услугам организации (п.8.2 Требования к продукции и услугам) 
  • Установление требований к поставщикам, их продукции и услугам, оценка поставщиков, контроль внешней поставляемой продукции и услуг (п.8.4 Управление внешне поставляемыми процессами, продукцией и услугами
  • И др. 
Таким образом, очевидно, что подразделения финансового сектора не только не должны «оставаться в стороне» при внедрении и улучшении СМК - начинать преобразования системы управления в организации следует именно с этих подразделений и при их активном участии.

Преимущества соответствия процесса управления финансами требованиям ISO 9001

Соответствие процесса управления финансами требованиям ISO 9001 может принести много преимуществ как для самого процесса и участвующих в нем подразделений, так и для организации в целом. Например:
  • Повышение результативности процесса управления финансами и улучшение его взаимодействия с другими бизнес процессами; 
  • Снижение издержек и повышение прибыли организации. 
  • Повышение удовлетворенности заинтересованных сторон (владельцев, акционеров, потребителей, поставщиков и др.) и улучшение имиджа организации. 
  • Предотвращение нежелательных событий и несоответствий, связанных с финансовой деятельностью, и их негативных последствий. 
  • Повышение вероятности использования благоприятных возможностей. 
  • Мн. др. 

3 комментария:

  1. Скидка 55% Liquid Laser (Жидкий лазер купить) Фирменный магазин! Низкая цена! Детский мир » Товары для кормления. 99 грн.

    ОтветитьУдалить
  2. Сертификация очень важный шаг в любом крупном бизнесе, если его игнорировать то в дальнейшем придется к нему вернутся

    ОтветитьУдалить

Если Вы хотите получать обновления блога, введите Ваш E-mail