Чем отличается проект от операционной деятельности и процесса?

В последнее время в общественно-полезной деятельности часто используется слово «проект»: «Я запустил новый проект…»; «Мы сейчас работаем над одним проектом…» и т.д. Еще не так давно у большинства людей постсоветского пространства слово «проект» ассоциировалось с неким бумажным чертежом, например, проектом строительства дома. А сейчас стало модным называть любую деятельность проектом даже, если она таковым не является.

Давайте разберемся, что такое проект и чем отличается проект от операционной деятельности или обычного бизнес процесса.  В каких случаях лучше не употреблять это слово.

Слово «проект» в переводе с латинского языка означает «брошенный вперед».  В различных источниках приводятся различные определения проекта, хотя все они во многом схожи. Как пример приведу лишь одно определение из международного стандарта  ISO 9000: 

"Проект – уникальный процесс, состоящий из совокупности скоординированных и управляемых видов деятельности с датами начала и окончания, предпринятых для достижения цели, соответствующей конкретным требованиям, включая ограничения по срокам, стоимости и ресурсам".

Чтобы было легче разобраться, чем отличается проект от операционной деятельности, нужно выделить основные признаки (характеристики) этих двух видов деятельности.

Существуют два ключевых признака, которые описывают операционную деятельность:

• Повторяемость;
• Регламентированность. 

Например,

Классический пример операционной деятельности – производственная деятельность завода, выпускающего из года в год одни и те же детали или оборудование. Деятельность этого завода по выпуску данной продукции постепенно обрастает всевозможными регламентами – технологией производства, должностными, рабочими инструкциями, картами процессов и т.д. Если завод и в дальнейшем продолжит выпускать ту же продукцию, то будет работать по тем же регламентам.

Проект также имеет отличительные характеристики, по которым определяется, является ли данный вид деятельности проектом или нет. Как правило, когда говорят о проекте, сразу выделяют два самых главных признака:

• У каждого проекта имеется начало и завершение. Проект (но не его результаты) всегда ограничен по времени.  Если нет ограничения по времени, то, скорее, речь идет об операционной деятельности, которая может длиться сколько угодно.
• Проект всегда уникален. Он порождает уникальные продукты, услуги, результаты. В противном случае – это не проект, а серийное производство. Благодаря своей уникальности, проект предполагает большую неопределенность и риски, чем операционная деятельность. Случается, что продукт проекта не совсем уникален. Например, дома, построенные по типовому проекту. Но сам проект, процесс его реализации в любом случае будет уникальным – его будут строить другие бригады, в другом месте, в других внешних условиях и т.д. 

 Например,

Деятельность по внедрению в организации системы электронного документооборота – это проект. У этого вида деятельности есть четкие временные рамки, например, один календарный год. Результат этой деятельности  уникален для организации – новая система обращения с документацией. После того, как электронный документооборот будет полностью внедрен в организации, проект завершится. Дальнейшее использование в организации системы электронного документооборота станет частью её операционной деятельности.

Несмотря на отличительные особенности, проект и операционная деятельность имеют общие характеристики: 

• Исполняются людьми;
• Доступность ресурсов ограничена;
• Планируются, выполняются и управляются;
• Имеют цель.

Поэтому в некоторых случаях по двум характерным признакам проекта (временность и уникальность) сложно однозначно сказать,  да, это - проект, а вот это - операционная деятельность.  Приведу пример из моей практики.

Пример,

Организация "ХХХ" оказывает услуги по техническому обслуживанию и установке устьевого оборудования и другие виды услуг крупным нефтегазовым компаниям. Поскольку работа с заказчиками осуществляется на долгосрочной основе, и основные процессы не изменяются годами, то организация рассматривала свою деятельность по оказанию услуг заказчикам как обычную операционную деятельность.

Однако, для соблюдения условий некоторых из контрактов с заказчиками организации требовались частые формальные организационные изменения внутри организации, такие как изменение наименований должностей сотрудников, должностных инструкций, ввод новых должностей и изменение организационной структуры в целом. Причем, как правило, не удавалось создать универсального варианта организационной структуры, который бы соответствовал требованиям всех контрактов с заказчиками и фактическим потребностям самой организации.

Необходимые решения были найдены только после того, как деятельность по некоторым контрактам, требующим организационных изменений, начала рассматриваться как отдельные долгосрочные проекты, и применены соответствующие инструменты управления проектами.

Возникновение потребности в  некоторых временных организационных изменениях является третьим ключевым признаком проекта.

Таким образом, если Вы столкнулись с уникальностью, ограниченностью во времени и необходимостью временного изменения организационной структуры,  значит, Вы столкнулись с проектом.

ISO 9000 определяет проект как уникальный процесс. Но не стоит путать его с обычным бизнес процессом.  Бизнес процесс – определенная деятельность, которая не заключается в определенные временные рамки, тогда как отличительной особенностью проекта является, как сказано выше, его временность.